Ministère des Affaires civiques et de l'Immigration
Poste : 
Agente ou agent des programmes
Une occasion exceptionnelle s’offre à vous au ministère des Affaires civiques et de l’Immigration à titre d’agente ou d’agent des programmes.   
À titre de membre de l’unité de la gestion des programmes, vous fournirez un service à la clientèle et des services administratifs bilingues en soutien aux services et aux programmes provinciaux des affaires civiques et de l’immigration pour promouvoir et appuyer le mandat du ministère afin de maximiser les bienfaits de l’immigration pour les nouveaux arrivants et pour l’Ontario, ainsi que pour soutenir le secteur sans but lucratif de la province. 
Quelles seront mes fonctions dans ce poste ?
Dans ce poste, vous devrez : 
• offrir des services à la clientèle pour répondre à diverses demandes de renseignements liées aux programmes de financement et à plusieurs programmes de citoyenneté et d’immigration ainsi qu’à des demandes concernant l’utilisation du système en ligne des subventions; 
• effectuer l’examen préliminaire des documents et des demandes pour vérifier leur exhaustivité et leur exactitude; 
• remplir et organiser des documents officiels pour la constitution de dossiers de programmes de financement; préparer des lettres et des pièces jointes; remplir des modèles de lettre et préparer toute la correspondance connexe à des fins d’examen final et pour la prise de décision, ainsi qu’obtenir les signatures requises; 
• établir et tenir à jour des systèmes de classement manuels et informatisés pour tenir l’information de financement à jour; 
• préparer les lettres et les documents d’approbation de programme; 
• suivre et surveiller l'état des paiements ainsi que des allocations de fonds et des engagements financiers (c.à.d. les fonds demandés par rapport au solde disponible), et produire des rapports connexes.
Lieu de travail : Toronto
À quelles exigences dois-je répondre?
Ce qui est obligatoire : 
• Maîtrise du français oral et écrit de niveau avancé. 
Connaissances techniques 
• Connaissance des politiques, des procédures et des processus administratifs de financement. 
• Connaissance des politiques et des systèmes financiers pour surveiller les écarts relatifs aux allocations de fonds et aux engagements financiers et pour veiller à l’exactitude des données sur le financement. 
• Connaissance de l’utilisation et des capacités du Système des subventions de l’Ontario pour traiter les demandes. 
• Connaissance des processus de financement de programme et de paiements de transfert. 
• Connaissance des systèmes de tenue de dossiers et des exigences en matière de vérification pour assurer la conformité des systèmes de classement avec les politiques de vérification. 
Compétences en analyse et en résolution de problèmes 
• Capacité d’évaluer diverses demandes de renseignements et de préparer des réponses optimales concernant les critères d’admissibilité aux programmes de financement. 
• Capacité de réaliser l’examen préliminaire des lettres et des documents relatifs au financement soumis dans le Système des subventions de l’Ontario ou au moyen d’autres sources pour en assurer l’exhaustivité et l’exactitude. 
• Capacité de trouver et de rapprocher les paiements par rapport aux ententes contractuelles. 
• Capacité de cerner et de résoudre les problèmes de demande de financement, notamment trouver les paiements manquants. 
• Capacité de fournir des précisions et de répondre aux demandes provenant de clients relativement aux programmes de financement du ministère, p. ex. offrir une interprétation des lignes directrices. 
Compétences en communication et en services à la clientèle 
• Capacité d’offrir un service à la clientèle aux bénéficiaires de fonds relativement à diverses demandes de renseignements et à divers problèmes. 
• Capacité d’assurer la liaison avec les demandeurs, les professionnels et les autres employés du ministère, au besoin. 
• Capacité de préparer des lettres d’approbation de la ministre et des réponses aux demandes de renseignements. 
Compétences en informatique 
• Maîtrise des ordinateurs personnels et des logiciels, comme les logiciels de traitement de texte, les tableurs et les bases de données, afin d’utiliser divers programmes logiciels, y compris les systèmes de suivi, les systèmes de production de rapports, notamment les rapports statistiques, ainsi que pour préparer les documents et les modèles de programme.
Échelle salariale : 25,34 $ – 29,81 $ l’heure
Renseignements supplémentaires :
1 poste bilingue permanent à temps plein, 400, AVENUE UNIVERSITY, Toronto, Région de Toronto
Note :
Cette offre d'emploi est également disponible en anglais. 
Veuillez postuler en ligne au www.ontario.ca/carrieres, en entrant l’ID de poste 110155, d’ici le lundi 21 août 2017. Veuillez suivre les instructions pour soumettre votre candidature. Les télécopies ne sont pas acceptées.
Si vous avez besoin que l’on prenne des mesures d’adaptation qui vous permettront de participer au processus de recrutement, veuillez communiquer avec nous au www.gojobs.gov.on.ca/ContactUs.aspx?Language=French et nous fournir vos coordonnées. Le personnel des Services de recrutement communiquera avec vous dans les 48 heures. Nous communiquerons uniquement avec les personnes convoquées à une entrevue.
La fonction publique de l’Ontario souscrit au principe de l’égalité des chances. Toute adaptation nécessaire sera réalisée conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario. 
 
www.ontario.ca/carrieres
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Program Officer
 
An exciting opportunity awaits you in the Ministry of Citizenship and Immigration as a Program Officer. 
As a member of the Program Operations Unit, you will provide bilingual customer and administrative services to support the delivery of provincial citizenship and immigration services and programs, to help promote and support the ministry's mandate to maximize the benefits of immigration for newcomers and Ontario, and to support the not-for-profit sector in Ontario.
What can I expect to do in this role?
In this position, you will:
• Provide customer service in response to a range of inquiries relating to funding program, multiple citizenship and immigration programs, and the use of the online grants system; 
• Conduct the preliminary review of documents and submissions to ensure completeness and accuracy; 
• Complete and organize formal documentation for set-up of funding program files; prepare letters/attachments; complete form letters and all related correspondence for final review, decision-making and required signatures;
• Develop and maintain manual and computerized filing systems to maintain funding information; 
• Prepare program approval letters and packages; 
• Track, monitor and report on the status of payments and funding allocations/commitments (i.e. requested vs. remaining funds available).
Location: Toronto
How do I qualify?
Mandatory
 
• You are proficient in French, both oral and written at the advanced level.
Technical Knowledge:
You have knowledge of:
• funding administration policies, procedures and processes; 
• financial policies and systems to monitor funding allocations and commitments for variances and to ensure accuracy of funding data;
• the use and capabilities of Grants Ontario to utilize the system in the processing of submissions;
• program funding and transfer payment processes;
• record-keeping systems and audit requirements to ensure filing systems comply with audit policies.
Analytical and Problem Solving Skills:
You can:
• assess a range of inquiries and determine optimum responses regarding funding program eligibility criteria;
• conduct the preliminary review of funding documents and letters submitted on the Grants Ontario system or through other sources to ensure completeness and accuracy;
• identify and reconcile payments against contractual agreements;
• identify and resolve problems in funding submissions such as tracing missing payments;
• clarify and respond to inquiries from clients on ministry funding programs, e.g., providing interpretation of guidelines.
Communication and Customer Service Skills:
You can:
• provide customer service to funding recipients in response to a range of inquiries, problems and issues;
• liaise with applicants, professional staff and other ministry staff as required;
• prepare Minister's approval letters and responses to inquiries.
Computer Skills:
• proficiency in the operations of personal computers and related software such as word processing, spreadsheet, and database, to utilize various software programs, including tracking systems, reporting systems, statistical reports and program materials/templates.
Salary Range: $25.34 - $29.81 per hour
Additional information:
1 Permanent Bilingual - Full Time, 400 University Ave, Toronto, Toronto Region
Note:
This ad is also available in French.
Please apply online, only, by Monday, August 21, 2017, by visiting www.ontario.ca/careers and entering Job ID 110155 in the job ID search field. Please follow the instructions to submit your application. Faxes are not being accepted at this time. 
If you require a disability-related accommodation in order to participate in the recruitment process, please contact us at www.gojobs.gov.on.ca/ContactUs.aspx to provide your contact information. Recruitment Services staff will contact you within 48 hours. Only those applicants selected for an interview will be contacted.
The Ontario Public Service is an inclusive employer. Accommodation will be provided in accordance with Ontario’s Human Rights Code.
 
 
www.ontario.ca/careers 
Dates: 
Mardi, 8 Août, 2017 - 10:00 - Jeudi, 21 Septembre, 2017 - 23:00

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